بحث مدیریت زمان سال هاست كه ذهن افراد و صاحب نظران گرایش های مختلف خصوصاً علمای مدیریت را به خود مشغول كرده است و تاكنون دوره های آموزشی و سمینارهای تخصصی فراوانی در رابطه با مدیریت زمان برپا شده است اما سؤالی كه مطرح است این است كه آیا واقعاً ما توانسته ایم بر زمان احاطه پیدا كرده و آن را تحت كنترل خود درآوریم؟
مفهومی كه در مدیریت زمان همگان از آن غافل مانده اند این است كه ما باید خود را اداره كنیم نه زمان را. زیرا در حقیقت زمان اداره ناشدنی است و در حال گذر است و این ما هستیم كه باید از زمان به درستی استفاده كرده و از آن بهره ببریم. بنابر نظر برخی از علمای مدیریت، مدیریت زمان در واقع همان مدیریت بر خویشتن است و جالب است بدانید كه مهارت هایی كه ما برای اداره كردن دیگران نیاز داریم همان مهارت هایی است كه برای اداره كردن خود به آن نیازمندیم و از آنها بهره می بریم مانند توانایی های مدیریت و برنامه ریزی، رهبری كنترل، مدیریت منابع و غیره.
شناخت درست و به موقع عواملی كه وقت ما را هدر می دهند بسیار مهم است چون بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را كوتاه خواهیم كرد. بد نیست اندكی با خود تأمل كرده و از خود بپرسیم كه وقت روزانه ما صرف چه اموری می شود؟
شما به طور قطع مقالات و كتب فراوانی را در رابطه با مدیریت زمان مطالعه كرده اید اما ما در اینجا با عنوان كردن ۱۱ كلید اصلی در مدیریت زمان سعی داریم كه شما را بلافاصله به هدف نهایی خود كه همان از دست ندادن زمان و مدیریت صحیح وقت است هدایت كنیم. پس با ما همراه شوید.
۱) مدیریت زمان دانش شخصی است
همان گونه كه شبانه روز مقدار مشخص و ثابتی از زمان را به خود اختصاص می دهد و هیچ گاه كمتر و یا بیشتر از ۲۴ ساعت نخواهد شد و این اصل را ما در زندگی خود پذیرفته ایم باید این نكته را نیز بپذیریم كه این ما هستیم كه باید زمان خود را تنظیم كنیم. ما هرگز نمی توانیم این ۲۴ ساعت را افزایش و یا كاهش دهیم اما با برنامه ریزی صحیح می توانیم بهره خود از این زمان معین را بیشتر كنیم.
۲) نشتی های زمان را بیابید
همواره به دنبال نشتی های زمان باشید و ببینید كه زمان شما در كجاها بیشتر هدر می رود و پس از یافتن این زمان ها سعی در كنترل آن داشته باشید و سعی در اختصاص آن برای كارهای گوناگون داشته باشید.
۳) به دنبال اهدافی از مدیریت زمان باشید
اولین گام در مدیریت زمان حذف كردن اوقاتی است كه به صورت بی رویه هدر می رود. اگر شما موفق به حذف این زمان ها شدید بدانید كه اولین گام را در این راه برداشته اید.
۴) الگوبرداری از طرح مدیریت زمان
همواره سعی در الگوبرداری از یك برنامه مدیریت زمان داشته باشید و در طرح الگوبرداری شده اهداف و اولویت های خود را بنویسید و آنها را مرتب كنید و سپس اولویت های غیرضروری را حذف كنید و سپس اهداف بلندمدت و میان مدت خود را نیز شناسایی كرده و سعی در به انجام رساندن آن داشته باشید. این اهداف تعیین شده باید دست یافتنی و در عین حال آرمانی باشد تا سبب تحریك شما برای تلاش و كوشش شود و این نكته را فراموش نكنید كه هیچ گاه سعی در كپی برداری از سایر طرح ها نداشته باشید.
۵) استفاده از ابزارهای كمكی در مدیریت زمان
همواره سعی در استفاده از تكنولوژی های روز در زمینه برنامه ریزی برای مدیریت زمان خود داشته باشید. استفاده از نرم افزارهای رایانه ای و نیز امكانات گوشی های همراه از این نكات است. به عنوان نمونه آیا شما تا به حال از Reminder تلفن همراه خود استفاده كرده اید؟
۶) اولویت بندی
به صورت روزانه و هفتگی كارهای خود را اولویت بندی كنید تا در زمان شما صرفه جویی شود.
۷) استفاده از تفویض اختیار
از اصل تفویض اختیار در كارهای غیرضروری همواره استفاده كنید و هیچ گاه سعی در تك روی در انجام امور نداشته باشید و بدانید همواره كسانی هستند كه توانایی انجام صحیح كارهای مورد نظر شما را دارا می باشند. پس بعضی از كارها را بر عهده آنها گذاشته و خودتان را مشغول امور كم اهمیت نكرده و صرفاً به امور كلیدی بپردازید.
۸) از انجام كارهای تكراری بپرهیزید
سعی در انجام امور تكراری نداشته باشید و سعی كنید كارهای تكراری را مانند كارهای كم اهمیت به دیگران واگذار كنید.
۹) تعیین محدوده زمانی
برای كارهای زمان بر یك حداكثر زمان را در نظر گرفته و پس از پایان زمان تعیین شده كار مورد نظر را تعطیل كرده و به هیچ وجه دیگر به آن نپردازید و ادامه كار را به روز آینده و زمان تعیین شده بعدی موكول كنید.
۱۰) سازماندهی سیستم ها
در انجام امور روزانه از سیستم های موجود و كارا استفاده كنید و سعی در تغییر سیستم ها از سیستم های سنتی به سیستم های جدید داشته باشید، هرگز از یك سیستم قدیمی به دلیل عادت كردن به آن حمایت نكرده و همواره به دنبال سیستم های جدید و بهره ور باشید و برای انجام كارهای خود حتماً از یك الگوریتم استفاده كنید. یعنی مراحل انجام كار را در لحظات بیكاری پیش خود مرور كرده و سعی كنید حالات نفی سیستم را نیز پیش بینی كرده و از قبل برای آن راه حلی بیندیشید و نه در موقع بروز این گونه از عوامل.
۱۱) از انتظار بیهوده بپرهیزید
همواره در جلسات و قرار ملاقات ها به موقع حاضر شوید و از دیگران نیز چنین انتظاری داشته باشید و مطمئن باشید كه وقت اضافی برای هدر دادن ندارید و در صورت هدر رفتن این گونه از وقت ها دیگر قابل جایگزینی نیستند و در انتها هیچ گاه فراموش نكنید كه زمان ارزشمندترین سرمایه برای هر فرد، گروه و سازمان است كه با دیگر سرمایه ها به هیچ عنوان قابل مقایسه نیست، این سرمایه غیرقابل خریداری و نیز غیرقابل تولید است. پس باید به خوبی از آن مراقبت و محافظت به عمل آورد.
